Aside 업무 자동화, 메일 보다가 결재 임시저장까지 (#5)

매달 오는 자료 메일로 폴더 정리부터 결재 임시저장까지 (2026년 11월)

회사 일 중에 매달 똑같이 돌아오는 게 있어요. 세무사무실에서 급여 자료 메일이 오면 첨부를 내려받아 폴더에 넣고, 회사 그룹웨어 결재에 지출결의서를 새로 쓰는 일이에요. 사무실 관리비 고지서가 오면 또 한 건, 과제가 끝날 때까지 매달 반복이죠.

어렵진 않은데 은근히 손이 많이 가요. 파일 이름 맞추고, 폴더 찾아 넣고, 지난달 결의서 열어서 제목 형식 보고. 그래서 이번에는 Aside에게 "이거 나 대신 할 수 있어?"부터 물어봤어요.

결론부터 말하면, 지난달 자료로 폴더 정리까지 끝냈고 이제는 매일 아침 메일 브리핑이 돌다가 자료가 보이면 그 자리에서 처리하게 해 뒀어요. 결재 상신만 제가 하고요. 그리고 하나 더, 메일에 없던 파일이 카톡에 21개나 있었다는 것도 이번에 알았답니다.

이 글은 윈도우 11, Aside 데스크톱 앱(무료 요금제) 기준으로 2026년 11월 9일에 확인했어요. 아침 브리핑 루틴은 #4 루틴으로 매일 아침 브리핑 받기에서 만든 걸 그대로 썼어요.

한눈에 보기

항목	내용
걸린 시간	확인과 폴더 정리 약 1시간, 카톡 확인 약 30분
준비물	Aside, 회사 메일·그룹웨어 로그인, 정리할 폴더
맡긴 범위	첨부 받기, 폴더 정리, 결의서 임시저장까지
내가 하는 일	결재 상신, 은행 입금확인증 넣기

01매달 하는 일, 이런 거예요

02먼저 "대신 할 수 있는지"만 확인시키기

03지난달 자료로 폴더 정리 시켜 보기

04메일에 없던 파일, 카톡에 있었어요

1매달 하는 일, 이런 거예요

제가 매달 하는 일을 순서대로 적어 보면 이래요.

1세무사무실에서 급여 자료 메일이 와요(보통 19~20일쯤).

2첨부를 받아서 세무 자료 폴더의 그달 폴더에 넣어요.

3과제 정산용 폴더에도 필요한 사람 것만 골라 이름을 바꿔 넣어요.

4그룹웨어 결재에서 지출결의서를 새로 쓰고, 명세서를 첨부해요.

5관리비 고지서와 세금계산서가 오면 같은 방식으로 한 건 더.

급여 일부는 과제 자금으로, 일부는 회사 통장으로 나가서 결의서도 나눠 써요. 매달 쓰는 결의서가 지금은 3건, 내년부터는 임대료까지 4건이 돼요.

2먼저 "대신 할 수 있는지"만 확인시키기

처음부터 맡기지 않고, 할 수 있는지부터 봐 달라고 했어요. 제가 보낸 말을 조금 다듬으면 이래요.

따라 해 보실 분께

아래 같은 회색 지시문 상자는 오른쪽 위 복사 버튼을 누르면 통째로 복사돼요. 버튼이 "복사됨"으로 바뀌면 Aside 채팅창에 붙여 넣고, [대괄호] 부분이 있으면 내 정보로 바꿔 쓰세요.

[회사 메일]에 매달 [세무사무실]에서 급여 자료 메일이 와.
그걸 받아서 [그룹웨어 결재]에 지출결의서를 매달 새로 써야 해.
결재함에서 지난 지출결의서를 열어 어떻게 썼는지 보고,
네가 나 대신 할 수 있는지 확인해 줘.
읽기만 하고 새로 쓰거나 저장하지는 마.
내가 미리 해 둘 일이 있으면 알려 줘.

Aside는 결재함의 지난 결의서를 하나씩 열어 제목·상세내용·첨부가 매달 같은 틀로 반복된다는 걸 찾아냈어요. 메일 첨부도 직접 내려받아 읽고, 지난 결의서 금액과 계산이 맞는지까지 맞춰 봤고요.

관리비 세금계산서는 사업자번호를 넣어야 열리는데, 이것도 Aside가 번호를 넣고 PDF로 받아 왔어요. 결재 작성 화면에서는 제목, 금액, 결재선, 첨부 칸에 넣을 수 있는지만 보고 저장은 안 했어요.

눈에 띈 건 "이상한 점"을 같이 찾아 준 거예요.

최근 두 달 치 급여 메일이 제 메일함에 없었어요(다른 분에게만 간 것 같다고).
지난 결의서 하나는 제목 금액과 본문 합계가 달랐어요.
결의서에 어느 통장에서 나가는지가 안 적혀 있었어요.

그리고 저한테 미리 해 둘 일을 물었어요. 다음 회차 번호, 출금 통장을 적을지, 어디까지 맡길지. Aside는 상신하면 대표님께 바로 올라가니 "임시 저장까지 제가 하고, 상신은 직접" 하는 방식을 추천했어요. 저도 임시 저장까지만 맡기고 상신은 나중에 정하기로 했고요.

3지난달 자료로 폴더 정리 시켜 보기

이번 달 자료는 20일쯤 와요. 그래서 지난달까지 온 자료로 폴더 정리부터 시켜 봤어요.

[세무사무실]에서 올해 온 급여 자료 메일 첨부를 모두 확인해서
[세무 자료 폴더]와 [과제 정산 폴더]에 정리해 줘.
폴더에 있는 기존 파일 이름을 먼저 보고 같은 규칙으로 맞춰.
이미 있는 파일은 덮어쓰지 말고, 빠진 것만 넣어.
받은 사본은 다운로드 폴더에 남기지 마.

Aside가 올해 메일 8통과 폴더를 하나씩 비교해서 빠진 파일 11개를 찾아 넣었어요. 과제 정산 폴더는 한 달 치 폴더가 아예 없어서 새로 만들었고, 뒤쪽 회차 파일 이름은 앞 회차 방식으로 맞췄고요.

기존 파일 이름에 오타가 있었는데, 마음대로 고치지 않고 "한꺼번에 고칠까요?" 하고 물어 왔어요.

다운로드 폴더에 남은 사본도 E드라이브에 들어간 걸 확인한 다음 이번에 받은 것만 지웠어요. 다른 날 받아 둔 파일은 그대로 두고요.

4메일에 없던 파일, 카톡에 있었어요

정리하고 보니 몇 달 치 납부서가 비어 있었어요. 메일함을 다 뒤져도 없었고요. 세무사무실은 카톡 단톡방으로도 파일을 보내서, 혹시 모르니 카톡도 확인해 달라고 했어요.

따라 하실 분은 이렇게 맡기면 돼요.

카톡에 [세무사무실]과 함께 있는 단톡방이 있어.
거기서 받은 파일 중 메일에 없던 게 있는지 확인해 줘.
폴더에 없는 파일만 받아서 맞는 달 폴더에 넣고,
이미 있는 파일은 덮어쓰지 마.
카톡 입력창에는 아무것도 쓰지 마.

① 카톡방 찾기

Aside가 카톡 PC의 대화방 검색에 세무사무실 이름을 넣으니 방이 3개 나왔어요. 여럿이 함께 있는 단톡방, 담당자와의 1:1방, 안내만 오는 채널이에요. 세 곳을 다 봤어요.

② 채팅방 서랍에서 파일만 모아 보기

대화를 위로 올려 가며 찾지 않고 방 메뉴(≡) > 채팅방 서랍 > 파일로 들어갔어요. 여기엔 그 방에서 주고받은 파일이 달별로 모여 있어요. 단톡방에만 76개가 있었답니다.

Aside는 이 목록을 끝까지 넘기면서 파일 이름을 읽고, E드라이브 폴더에 있는 파일과 하나씩 맞춰 봤어요.

③ 빠진 것만 받기

파일 카드를 두 번 누르면 "파일 저장이 완료되었습니다" 창이 뜨고 내 PC의 문서 > 카카오톡 받은 파일 폴더에 저장돼요. 유효기간이 지났다고 나온 파일도 받아졌어요.

결과는 메일에 없던 파일 21개. 다섯 달 치 납부서 18개와 급여대장·명세서 3개였어요. 메일함에 없던 최근 두 달 치 급여 자료도 알고 보니 카톡으로 와 있었고요.

④ 어느 달 폴더인지는 PDF 안을 읽고

파일 이름만 보면 헷갈려요. "8월분 근로소득세 납부서"와 "9월분 사업소득세 납부서"가 사실 같은 9월 지급분이거든요. 그래서 Aside가 PDF 안의 귀속월과 지급일을 읽어서 맞는 달 폴더에 넣었어요. 지방소득세 납부서도 근로소득 것인지 사업소득 것인지 안을 읽고 나눴고요.

과제 정산 폴더에서 비어 있던 세 회차도 이걸로 채웠어요. 같은 이름 파일이 이미 있는 두 개는 덮어쓰지 않고 이름 끝에 지급일을 붙였어요.

⑤ 1:1방과 채널도 확인

1:1방에도 명세서가 여러 개 있었는데, 대부분 이미 폴더에 있던 파일이었어요. 이름만 보지 않고 파일 내용이 똑같은지까지 비교했어요. 채널은 안내문만 오는 곳이라 파일이 없었고요.

받은 사본 중 폴더에 똑같은 게 있는 건 지우고, 어디 넣을지 판단이 안 서는 3개는 남겨 두고 저한테 물어봤어요. 이 과정은 30분쯤 걸렸어요.

⑥ 제 화면은 그대로

카톡 PC는 브라우저가 아니라서 Aside가 창을 직접 다뤄야 해요. 저는 그때 PC로 다른 일을 하고 있었는데, Aside는 카톡 창을 앞으로 띄우지 않고 뒤에서 누르고 화면을 찍는 방식으로 했어요. 입력창에는 아무것도 쓰지 않았고요.

메일만 믿었으면 계속 빈칸이었겠죠? 자료가 여러 곳으로 오는 일이라면 한 번은 같이 확인해 보세요. 카톡으로도 온다는 건 스킬에 적어 뒀어요. 매일 아침 루틴은 아직 메일만 보고, 카톡은 필요할 때 이렇게 따로 시켜요.

5정한 규칙은 스킬로 남겨 두기

오늘 정한 것들은 Aside가 "월 지출결의"라는 스킬 파일에 적어 뒀어요. 폴더 위치, 파일 이름 규칙, 결의서 제목과 본문 틀, 계산법, 다음 회차 번호, 카톡에서 파일 받는 법까지요.

다음 달에 새 창을 열어도 이 파일을 읽고 같은 방식으로 해요. 매번 처음부터 설명하지 않아도 되는 게 핵심이에요. 스킬은 #14 나만의 에이전트 만들기 편에서 따로 자세히 다룰게요.

6아침 브리핑에 붙이기

여기서 한 번 엇갈렸어요. Aside가 매달 확인하는 루틴을 따로 만들자고 하길래 "이걸 내가 꼭 말해야 돼? 매일 아침 메일 확인하잖아, 들어왔으면 바로 작업하면 되지"라고 했거든요. 그랬더니 아침 7시 30분에 회사 메일을 확인하는 루틴을 새로 만든 거예요.

그런데 저는 이미 매일 아침 7시에 메일함 세 곳을 보고 카톡으로 알려 주는 브리핑을 받고 있잖아요. 같은 메일함을 30분 뒤에 또 볼 필요가 없죠. 그래서 "메일 보다가 지출결의 자료가 있으면 그때 처리하면 된다"고 다시 말했어요.

결국 따로 만든 루틴은 지우고, 브리핑 루틴 지시문에 단계를 하나 더 넣었어요.

아침 브리핑에서 [회사 메일] 목록을 볼 때
[세무사무실 급여 자료]나 [관리비 고지서] 메일이 있으면
브리핑을 보내기 전에 그 자리에서 처리해.
- 그 메일만 열어 첨부를 받고, 스킬에 적힌 폴더에 규칙대로 넣기
- 지출결의서는 임시 저장까지만, 결재 상신은 절대 하지 않기
- 이미 처리한 제목이나 같은 이름 파일은 건너뛰기
- 금액이나 계좌가 이상하면 저장하지 말고 알려 주기
- 처리했으면 카톡 브리핑에 결의서 제목과 금액을 한 줄 넣기

바뀐 설정이 두 가지 있어요.

권한을 Guard에서 Full access로 올렸어요. Guard는 E드라이브에 파일을 넣을 때 확인 창을 띄우는데, 아무도 없는 아침 7시에는 거기서 멈춰 버리거든요.
해당 메일만 읽음으로 바뀌어요. 브리핑은 원래 메일을 열지 않는데, 첨부를 받으려면 열어야 해서요.

무료 요금제는 켜 둘 수 있는 루틴이 3개뿐이라, 있는 루틴에 붙이는 쪽이 자리도 아껴요. 실제 첫 처리는 이번 달 급여 자료가 오는 20일쯤이에요.

해보니 막혔던 점

첨부 다운로드가 한 박자씩 밀렸어요. 메일 첨부 버튼을 연달아 누르니 파일 이름이 엉켜서, Aside가 하나씩 받고 이름을 확인하는 방식으로 다시 받았어요. 이 방법도 스킬에 적어 뒀어요.
제 말을 다르게 알아들었어요. "들어왔으면 바로 작업하면 되지"라는 말에 루틴을 새로 만들었죠. 원하는 모양(있는 브리핑에 붙이기)을 한 문장으로 말하니 바로 고쳐졌어요.
세금계산서 링크는 한 달만 열려요. 발행 뒤 1개월이 지나면 사업자번호로 여는 방식이 안 돼서, 관리비 메일은 오는 대로 처리해야 해요.